Les alternatives à Docebo pour une équipe formation de taille intermédiaire

Si votre renouvellement Docebo est à quatre-vingt-dix jours, la chose la plus utile que vous puissiez faire n'est pas de construire un comparatif de fonctionnalités. C'est de calculer ce que la plateforme vous coûte par apprenant ayant réellement terminé quelque chose l'an dernier, et ce qu'il en coûterait à un remplaçant pour arriver au même point. Pour la plupart des équipes formation de taille intermédiaire, la ligne licence se révèle être la plus petite moitié de ce chiffre : l'implémentation, les prestations de services et le temps d'administration interne font le reste, et aucun de ces postes n'apparaît sur le devis de renouvellement.

Docebo ne publie pas ses tarifs. Les comparatifs tiers rassemblés par trainingcost.com situent les contrats types au-dessus de $25,000 par an. Si le vôtre a démarré autour de ce niveau, le chiffre que vous renouvellerez ne sera pas celui que vous avez signé, parce que les éléments qui le déterminent — utilisateurs actifs, modules, jours de prestation — évoluent tous indépendamment les uns des autres. Ce n'est pas un scandale. C'est ce que produit un contrat sur devis, et cela change la manière dont vous devez conduire l'évaluation.

Ce que la tarification sur devis fait à une évaluation

L'effet pratique est que vous ne pouvez pas faire d'arithmétique tant que vous n'êtes pas déjà entré dans un processus de vente. Cela inverse l'ordre de l'évaluation : vous constituez votre liste restreinte à partir de démonstrations et de grilles de fonctionnalités, c'est-à-dire des parties d'une plateforme qui différencient le moins, et vous découvrez celles qui diffèrent réellement — le poids de l'implémentation, la charge d'administration, ce que votre équipe peut modifier sans ouvrir de ticket — après avoir signé.

• Vous ne pouvez pas construire de tableur comparatif tôt. Le seul document qui rendrait la décision rationnelle est celui que vous obtenez en dernier.
• Le calendrier fait partie du prix. Un devis produit au quatrième trimestre de l'éditeur, face à une date de renouvellement qu'il voit venir, n'est pas le même devis qu'un devis produit en février.
• Vos propres chiffres deviennent la négociation. Le nombre d'utilisateurs actifs, les projections de croissance et les dates de mise en production sont des entrées du devis. Donnez-les avec précision, et seulement après les avoir vérifiés.

Ce que veut dire « implémentation » en réalité

L'implémentation est la ligne que la plupart des équipes de taille intermédiaire sous-estiment, parce que le mot sonne comme du paramétrage. C'est le travail consistant à déplacer votre catalogue, vos personnes, vos règles d'inscription et vos rapports dans un autre système, puis à prouver que les quatre se comportent toujours comme la conformité l'attend. C'est un projet avec un plan, pas quinze jours de configuration.

• Déplacer le catalogue : cours, parcours de formation, catégories, et les règles d'inscription qui y placent automatiquement les bonnes personnes.
• Retester chaque paquet SCORM. Un paquet qui remonte correctement l'achèvement dans un lecteur peut ne pas le faire dans un autre, et c'est en général sur les remontées de score que cela casse.
• Le flux d'utilisateurs : la connexion au SIRH ou au système d'information scolarité, le mapping des champs, et la règle de désactivation que personne n'a écrite.
• Reconstruire le modèle de groupes et de permissions, parce qu'il ne se transpose jamais un pour un entre deux produits.
• Les historiques d'achèvement — ce qui s'exporte, dans quel format, et si les certificats délivrés survivent au déménagement comme enregistrements vérifiables ou comme PDF dans un dossier.
• Chaque rapport programmé dont quelqu'un dépend à la conformité, reconstruit puis rapproché des anciens chiffres jusqu'à ce qu'ils concordent.
• La charte graphique, les domaines, l'envoi d'e-mails et l'intégration d'identité, avec de vrais comptes de test.
• La formation des administrateurs et une fenêtre de recette avec des gens qui se plaindront vraiment.

Les questions à poser sur les prestations de services

Les prestations de services sont l'endroit où une plateforme configurable récupère ce qu'elle a concédé sur la licence, et l'endroit où une équipe sans fonction dédiée aux opérations de formation devient silencieusement dépendante. Posez ces questions avant de signer quoi que ce soit — à votre fournisseur en place au moment du renouvellement autant qu'à un nouvel éditeur.

1. Quel est le tarif journalier, et qui est présent ce jour-là : des salariés de l'éditeur, ou un partenaire d'implémentation ?
2. Quelles lignes du cahier des charges sont au forfait, et lesquelles sont en régie ?
3. Quel est le processus de demande de changement, et que doit-il se passer pour qu'un changement devienne facturable ?
4. Combien de jours de prestation sont inclus dans le renouvellement, et les jours non consommés expirent-ils ?
5. Après la mise en production, quelles modifications de configuration nos propres administrateurs peuvent-ils faire, et lesquelles exigent un ticket de prestation ?
6. Si nous voulons un nouveau sous-portail, un nouveau rapport ou une nouvelle intégration en deuxième année, est-ce un projet ou un réglage ?
7. Qui détient la connaissance de notre configuration ? Existe-t-il un cahier de configuration qui nous appartient, ou vit-elle chez un seul consultant ?
8. Quel est le SLA de support par niveau de gravité, et qu'en est-il explicitement exclu ?
9. Si notre customer success manager change, que se transmet-il au-delà de la fiche client ?
10. À quoi ressemble la sortie — quels exports, dans quel format, sous quel préavis, et y a-t-il des frais ?

Calculer votre vrai coût par apprenant

Le devis de renouvellement est une entrée d'un chiffre que vous devriez pouvoir énoncer en une phrase. Construisez-le une fois, honnêtement, et toutes les conversations suivantes seront plus courtes.

annual cost per active learner

  =  ( annual licence
     + support / success fee
     + implementation ÷ contract years
     + professional-services days billed
     + integration maintenance (your engineers' time)
     + LMS admin time (FTE × loaded salary) )

     ÷ learners who completed at least one thing this year

Le dénominateur est l'argument. Divisez par les personnes qui ont terminé quelque chose, pas par les places achetées. Les places sont ce qu'on vous a vendu ; les achèvements sont ce que vous avez obtenu. L'écart entre les deux est la mesure honnête de savoir si la plateforme fait son travail, et c'est en général le chiffre qui rend une conversation de renouvellement courte — dans un sens comme dans l'autre. Si ce coût est bas, vous avez un dispositif bien mené et une bonne raison de rester. S'il est élevé, vous savez de combien — ce qui est la seule façon de négocier sans bluffer.

Vérifiez ensuite ce que votre contrat compte, parce que les utilisateurs enregistrés, les utilisateurs actifs mensuels et les places achetées produisent trois factures différentes à partir de la même population. LearnUpon, autre produit sur devis, est référencé comme facturé à l'utilisateur actif. TalentLMS publie ses prix sans détour, vous pouvez donc le modéliser avant que quiconque vous appelle — et c'est un produit délibérément plus léger, ce qui est le compromis.

Soyez juste sur la profondeur — puis comptez ce que vous reconstruiriez

Docebo est un LMS d'entreprise établi, doté d'une configuration étendue, de la marque blanche et d'un vaste écosystème de partenaires. Ce n'est pas une politesse ; c'est la raison pour laquelle le prix est ce qu'il est. La profondeur doit être construite, documentée, supportée sur plusieurs fuseaux horaires, et maintenue en état sur une décennie de parcs clients qui divergent tous les uns des autres. Quelqu'un paie pour cela. Si vous utilisez cette profondeur, le renouvellement est la réponse économique et cet article est un exercice de budgétisation.

Alors auditez-la. C'est un après-midi ennuyeux, et il décide de toute la décision.

• Combien des règles d'automatisation configurées la première année tournent encore, et quelqu'un sait-il ce qu'elles font ?
• Combien de rapports personnalisés sont ouverts par un être humain dans un mois donné ?
• Quelles intégrations transportent des données que quelqu'un lit ou exploite réellement ?
• Combien de portails ou de domaines à votre marque sont en production, par opposition à simplement configurés ?
• Quels modules apparaissent sur la facture sans que personne s'y soit connecté ce trimestre ?
• Combien d'heures d'administration par mois partent à alimenter la machine ?

Puis chiffrez la reconstruction, avant de tomber amoureux d'une liste restreinte. Le contenu packagé en SCORM voyage ; le contenu créé nativement dans un outil est en général reconstruit. L'historique d'achèvement s'exporte en fichier, pas en système qui fonctionne : si un régulateur peut vous demander un enregistrement de 2023, vous devez savoir où cet enregistrement vivra ensuite. Rien de tout cela n'est une raison de rester. C'est une raison de mettre un vrai chiffre sur le changement plutôt que de le supposer nul.

Où Lurno se situe, et où il ne se situe pas

C'est nous qui développons Lurno : lisez donc cette section comme la partie intéressée de l'article. Elle est là parce que la forme du produit répond à une version précise du problème ci-dessus, et qu'elle est inutile pour les autres versions.

Lurno est multi-tenant. La structure autour de laquelle il est construit est une organisation qui contient d'autres organisations : des sous-organisations imbriquées, une arborescence de branches interne où un rôle accordé à une branche redescend le long de celle-ci, des domaines personnalisés par organisation avec TLS automatique, et une charte graphique en marque blanche. Cela convient à un organisme de formation qui exploite des académies distinctes à la marque de chaque entreprise cliente, ou à un groupe dont les entités ont besoin d'une séparation réelle plutôt que de dossiers. L'isolation des tenants est appliquée dans la base de données — 868 politiques de sécurité au niveau des lignes réparties sur 676 migrations —, et pas seulement dans le code applicatif. Les prix des trois premiers paliers sont publiés avec leurs plafonds de membres sur la page tarifs : vous pouvez donc modéliser la ligne licence avant de parler à qui que ce soit.

Trois choses à savoir avant que cette modélisation ne vaille quoi que ce soit. SCORM 1.2, SCORM 2004, xAPI et LTI 1.3 sont en cours de développement — ils sont modélisés dans le produit et le moteur d'exécution est en construction : si la conformité aux standards conditionne votre déploiement, c'est une conversation à avoir avant un pilote plutôt qu'après. Il n'y a aujourd'hui ni single sign-on SAML ni OIDC. Ce qui est livré, c'est l'authentification partenaire (SSO silencieux) ; SAML/OIDC, la MFA et les passkeys sont à la feuille de route et ne doivent pas être comptés comme disponibles. Il n'y a ni inscription en libre-service ni encaissement en ligne — les paiements sont conçus et pas construits, et les comptes sont créés sur invitation : la prise en main passe donc par nous dans tous les cas.

Le face-à-face, sans l'argumentaire commercial autour, est sur la page de comparaison Docebo ; la vue formation en entreprise couvre le reste de la plateforme.

Avant de prendre l'appel de renouvellement

1. Sortez les chiffres réels de l'an dernier : licence, jours de prestation facturés, heures d'administration, apprenants actifs, achèvements.
2. Demandez le devis de renouvellement par écrit, avec les mêmes postes que le contrat d'origine, pour pouvoir comparer les deux ligne à ligne.
3. Demandez quelles lignes sont indexées, sur quel indice, et si la hausse est plafonnée.
4. Menez l'audit de profondeur et notez les cinq choses que vous perdriez vraiment en partant.
5. Obtenez des devis de deux plateformes qui publient leurs tarifs, pour disposer d'un coût unitaire de comparaison, même si vous n'avez aucune intention de partir.
6. Posez la question de la sortie — format d'export, préavis, frais — pendant qu'il vous reste encore un an, et non au moment de partir.
7. Fixez votre prix de rupture avant l'appel plutôt que pendant.

L'objet de ce travail n'est pas de partir. C'est de pouvoir dire ce que la plateforme coûte par apprenant, et de le dire dans les dix premières minutes de l'appel. Un éditeur qui a un bon produit n'a aucune raison de craindre cette conversation, et celui qui la craint vient de vous apprendre quelque chose d'utile.