Alternativas ao Docebo para uma equipa de L&D de média dimensão

Se a sua renovação do Docebo está a noventa dias, a coisa mais útil que pode fazer não é construir uma comparação de funcionalidades. É calcular quanto lhe custa a plataforma por cada formando que realmente concluiu alguma coisa no ano passado, e quanto custaria um substituto para chegar ao mesmo ponto. Para a maioria das equipas de L&D de média dimensão, a rubrica da licença acaba por ser a metade mais pequena desse número: a implementação, os serviços profissionais e o tempo interno de administração fazem o resto, e nenhum deles aparece no orçamento de renovação.

O Docebo não publica preços. As referências de terceiros recolhidas por trainingcost.com situam os contratos típicos acima de $25,000 por ano. Se o seu começou por aí, o número pelo qual vai renovar não será o número que assinou, porque os fatores que o determinam — utilizadores ativos, módulos, dias de serviços — movem-se todos independentemente uns dos outros. Isso não é um escândalo. É o que um contrato só sob orçamento faz, e muda a forma como tem de conduzir a avaliação.

O que os preços só sob orçamento fazem a uma avaliação

O efeito prático é que não consegue fazer contas enquanto não estiver já dentro de um processo comercial. Isso reordena a avaliação: faz a lista restrita com base em demonstrações e grelhas de funcionalidades, que são as partes de uma plataforma que menos a diferenciam, e fica a saber das partes que realmente diferem — o peso da implementação, a carga administrativa, o que a sua equipa pode alterar sem abrir um pedido — depois de assinar.

• Não consegue construir cedo uma folha de comparação. O único documento que tornaria a decisão racional é o último que recebe.
• O momento passa a fazer parte do preço. Um orçamento produzido no Q4 do fornecedor, contra uma data de renovação que ele consegue ver, não é o mesmo orçamento que um produzido em fevereiro.
• Os seus próprios números passam a ser a negociação. As contagens de utilizadores ativos, as projeções de crescimento e as datas de entrada em produção são dados de entrada do orçamento. Dê-os com precisão, e só depois de os ter verificado.

O que "implementação" quer realmente dizer

A implementação é a rubrica que a maioria das equipas de média dimensão subestima, porque a palavra soa a configuração inicial. É o trabalho de mover o seu catálogo, as suas pessoas, as suas regras de inscrição e os seus relatórios para um sistema diferente, e depois provar que os quatro continuam a comportar-se como a área de conformidade espera. Isso é um projeto com um plano, não uma quinzena de configuração.

• Mover o catálogo: cursos, planos de aprendizagem, categorias e as regras de inscrição que colocam automaticamente as pessoas certas dentro deles.
• Voltar a testar todos os pacotes SCORM. Um pacote que reporta corretamente a conclusão num leitor pode não o fazer noutro, e é nas declarações de pontuação que isso costuma falhar.
• O fluxo de utilizadores: a ligação ao HRIS ou ao SIS, o mapeamento de campos e a regra de desprovisionamento que ninguém escreveu.
• Reconstruir o modelo de grupos e permissões, porque nunca corresponde um para um entre dois produtos.
• Registos históricos de conclusão — o que se exporta, em que formato, e se os certificados emitidos sobrevivem à mudança como registos verificáveis ou como PDFs numa pasta.
• Todos os relatórios agendados de que alguém na área de conformidade depende, reconstruídos e depois conciliados com os números antigos até coincidirem.
• Marca, domínios, envio de email e a integração de identidade com contas de teste reais.
• Formação de administradores e um período de aceitação por utilizadores com pessoas que se vão mesmo queixar.

As perguntas a fazer sobre serviços profissionais

Os serviços profissionais são onde uma plataforma configurável recupera aquilo que desconta na licença, e onde uma equipa sem uma função dedicada de operações de L&D se torna, sem dar por isso, dependente. Faça estas perguntas antes de assinar seja o que for — ao seu fornecedor atual na renovação tanto quanto a um novo.

1. Qual é a tarifa diária, e quem está nesse dia — pessoal do fornecedor, ou um parceiro de implementação?
2. Que linhas do caderno de encargos são a preço fixo, e quais são por tempo e materiais?
3. Qual é o processo de pedido de alteração, e o que tem de se verificar para que uma alteração passe a ser faturável?
4. Quantos dias de serviços estão incluídos na renovação, e os dias não utilizados caducam?
5. Depois da entrada em produção, que alterações de configuração podem os nossos próprios administradores fazer, e quais exigem um pedido de serviços?
6. Se quisermos um novo subportal, um novo relatório ou uma nova integração no segundo ano, isso é um projeto ou uma definição?
7. Quem detém o conhecimento da nossa configuração? Existe um manual de configuração que nos pertence, ou esse conhecimento vive com um único consultor?
8. Qual é o SLA de suporte por nível de gravidade, e o que está expressamente excluído dele?
9. Se o nosso gestor de sucesso do cliente mudar, o que transita além do registo da conta?
10. Como é a saída — o que se exporta, em que formato, com que prazo de pré-aviso, e existe alguma taxa?

Calcular o seu custo real por formando

O orçamento de renovação é um dos dados de entrada de um número que deveria conseguir enunciar numa frase. Construa-o uma vez, com honestidade, e todas as conversas seguintes ficam mais curtas.

annual cost per active learner

  =  ( annual licence
     + support / success fee
     + implementation ÷ contract years
     + professional-services days billed
     + integration maintenance (your engineers' time)
     + LMS admin time (FTE × loaded salary) )

     ÷ learners who completed at least one thing this year

O denominador é o argumento. Divida por pessoas que concluíram alguma coisa, não por lugares comprados. Os lugares são o que lhe venderam; as conclusões são o que obteve. A diferença entre os dois é a medida honesta de se a plataforma está a fazer o seu trabalho, e é normalmente o número que torna curta uma conversa de renovação — em qualquer dos sentidos. Se esse custo for baixo, tem um programa bem gerido e uma boa razão para ficar. Se for alto, sabe por quanto — que é a única forma de negociar sem fazer bluff.

Depois verifique o que o seu contrato mede, porque utilizadores registados, utilizadores ativos mensais e lugares comprados produzem três faturas diferentes a partir da mesma população. O LearnUpon, outro produto sob orçamento, é referenciado como sendo por utilizador ativo. O TalentLMS publica os seus preços abertamente, pelo que o pode modelar antes de alguém lhe telefonar — e é um produto deliberadamente mais leve, o que é a troca.

Seja justo quanto à profundidade — depois conte o que teria de reconstruir

O Docebo é um LMS empresarial estabelecido, com configuração extensa, marca branca e um grande ecossistema de parceiros. Isso não é uma cortesia; é a razão pela qual o preço é o que é. A profundidade tem de ser construída, documentada, suportada em vários fusos horários e mantida a funcionar ao longo de uma década de instalações de clientes que divergem todas umas das outras. Alguém paga por isso. Se usa essa profundidade, a renovação é a resposta barata e este artigo é um exercício de orçamentação.

Por isso, faça a auditoria. É uma tarde aborrecida e decide toda a decisão.

• Quantas das regras de automatização configuradas no primeiro ano continuam a correr, e há alguém que saiba o que fazem?
• Quantos relatórios personalizados são abertos por um ser humano num mês qualquer?
• Que integrações transportam dados que alguém realmente lê ou sobre os quais alguém age?
• Quantos portais ou domínios com marca própria estão em funcionamento, por oposição a configurados?
• Que módulos aparecem na fatura sem que ninguém tenha entrado neles este trimestre?
• Quantas horas de administração por mês são gastas a manter a coisa alimentada?

Depois conte a reconstrução, antes de se apaixonar por uma lista restrita. Os conteúdos empacotados em SCORM viajam; os conteúdos criados nativamente numa ferramenta são geralmente reconstruídos. O histórico de conclusões exporta-se como ficheiro, não como sistema em funcionamento, por isso, se um regulador lhe puder pedir um registo de 2023, precisa de saber onde é que esse registo passa a viver. Nada disto é razão para ficar. É razão para pôr um número real na mudança em vez de presumir que é zero.

Onde a Lurno encaixa, e onde não encaixa

Nós construímos a Lurno, por isso leia esta secção como a parte interessada do artigo. Está aqui porque o formato do produto responde a uma versão específica do problema acima, e é inútil para outras versões.

A Lurno é multi-inquilino. A estrutura à volta da qual foi construída é uma organização que contém outras organizações: sub-organizações aninhadas, uma árvore interna de ramos em que um papel atribuído num ramo se propaga para baixo, domínios personalizados por organização com TLS automático, e marca branca. Isso serve uma entidade formadora que gere academias com marca própria e separadas para empresas clientes, ou um grupo cujas unidades de negócio precisam de separação real e não de pastas. O isolamento entre inquilinos é imposto na base de dados — 868 políticas de segurança ao nível da linha ao longo de 676 migrações — e não apenas no código da aplicação. Os preços dos três primeiros escalões estão publicados, com os respetivos limites de membros, na página de preços, para que possa modelar a rubrica da licença antes de falar com alguém.

Três coisas a saber antes de esse modelo valer alguma coisa. O SCORM 1.2, o SCORM 2004, o xAPI e o LTI 1.3 estão em desenvolvimento — estão modelados no produto e o runtime está a ser construído, por isso, se a conformidade com normas condicionar a sua implementação, essa é uma conversa a ter antes de um piloto e não depois. Não existe hoje início de sessão único SAML ou OIDC. O que está disponível é o início de sessão via parceiro (silent SSO); o SAML/OIDC, a MFA e as passkeys estão no roadmap e não devem ser contados como disponíveis. Não existe registo autónomo nem finalização de compra — os pagamentos estão desenhados e não construídos, e as contas são criadas por convite, pelo que a entrada passa por nós de qualquer maneira.

A comparação lado a lado, sem o texto comercial à volta, está na página de comparação com o Docebo; a visão de L&D corporativo cobre o resto da plataforma.

Antes de atender a chamada da renovação

1. Reúna os números reais do ano passado: licença, dias de serviços faturados, horas de administração, formandos ativos, conclusões.
2. Peça o orçamento de renovação por escrito com as mesmas rubricas do contrato original, para poder comparar os dois linha a linha.
3. Pergunte que linhas estão indexadas, a que índice, e se o aumento tem limite.
4. Faça a auditoria de profundidade e escreva as cinco coisas que perderia genuinamente ao mudar.
5. Peça propostas a duas plataformas que publiquem preços, para ter um custo unitário com que comparar, mesmo que nunca tencione mudar.
6. Faça a pergunta da saída — formato de exportação, prazo de pré-aviso, taxa — enquanto ainda tem um ano pela frente, e não quando já está de saída.
7. Decida o seu número de rutura antes da chamada e não durante ela.

O objetivo deste trabalho não é sair. É conseguir dizer quanto custa a plataforma por formando, e dizê-lo nos primeiros dez minutos da chamada. Um fornecedor com um bom produto não tem razão para recear essa conversa, e um que a receie já lhe disse algo de útil.